


התהליך של רשות האוכלוסין וההגירה: מהפך ביכולות השליטה והניהול של המטה והאגפים השונים
_edited%20(1)_edited.jpg)
רקע
רשות האוכלוסין וההגירה היא גוף ממשלתי מרכזי עם מאות עובדים וממשקים פנים-ארגוניים מורכבים. בשנים האחרונות הרשות עברה תהליכי טרנספורמציה משמעותיים, במטרה לייעל תהליכים ולשפר בקרה תקציבית וניהולית.
האתגר
כמו הרבה גופים ציבוריים, הרשות נדרשה להתמודד עם תהליכים מפוצלים, מערכות מתחלפות, וחוסר אחידות בין אגפים:
⇠ חוסר שליטה ובקרה על תקציבי מטה
⇠ ניהול פרויקטים מבוזר וחסר תיעוד תהליכי
⇠ מעבר רגיש בין מערכות ליבה - תהליך עם פוטנציאל לתקיעות או אובדן מידע
הפתרון
במספר פרויקטים נפרדים, הובלנו סדרה של תהליכים משולבים שכללו התערבות טכנית, אסטרטגית וארגונית:
⇠ ניהול תקציבי מטה – אפיון והטמעה של כלי ניהול תקציב חכם עם מבנה היררכי, מעקב תקופות, חתכים לפי אגפים ותכנון מול ביצוע.
⇠ איפיון תהליכי ניהול פרויקטים – הגדרה מסודרת של שלבי פרויקט, אחריות, מדדים, והכשרת משתמשים.
⇠ ניהול המעבר בין מערכות – ליווי ארגוני מלא, הכולל מיפוי תהליכים קיימים, אפיון צרכים, תיאום מול גורמי טכנולוגיה ותמיכה בהטמעה
"אלומה ידעו לדבר גם עם אנשי השטח וגם עם מקבלי ההחלטות – הם הפכו את המעבר למשהו שאפשר לעבור אותו."
מאור אחיטוב, PMO

התוצאות
הארגון עבר מהפך ביכולות הניהוליות של המטה והאגפים השונים, תוך כדי מעבר מוצלח למערכות ליבה חדשות ללא חיכוך ועם תשתית ברורה לניהול ובקרה תקציבית
112 שעות עבודה
נחסכות כל חודש בזכות ייעול תהליך אישור בקשות
מאות מיליוני ש״ח
מנוהלים בצורה חלקה בחלוקה לפרויקטים, ספקים ונותני שירות
100%
מהבקשות מוגשות דרך טופס אחד


הפתרון שלנו
בשל הצמיחה המהירה והמורכבות של תהליכי העבודה, א.ת. התמודדה עם פערים בין מחלקות, ריבוי מערכות נפרדות, עומס ידני, ואובדן שליטה על תהליכים מרכזיים:
עם לוחות עבודה יומיים, פק"עות, מלאים והתראות.
מערכת תפ"י וייצור
כולל לו"זים, משימות, אחריות ותקציב.
מודול לניהול פרויקטים
עם מעקב אחרי שלבים, מסמכי הצעה, ואישור עבודה.
מערכת לניהול לידים ומכירות
מערכת קריאות שירות עם SLA, הקצאות ומעקב.
שירות דיירים
תיאום, מסירה, בקרה.
ניהול אספקות

התוצאות
הארגון עבר מהפך ביכולות הניהוליות של המטה והאגפים השונים, תוך כדי מעבר מוצלח למערכות ליבה חדשות ללא חיכוך ועם תשתית ברורה לניהול ובקרה תקציבית
עלייה בכמות הבקשות המאושרות
שליטה בתהליך מ-א׳ ועד ת׳
עלייה בכמות הפרויקטים שמנוהלים בו-זמנית
שיפור באיכות האספקה מהמפעל
קיצור בזמן המענה הראשוני לפנייה
שעות עבודה חודשיות שנחסכו



אתם לא צריכים לדעת, בשביל זה אנחנו כאן.
כל תהליך שלנו מתחיל בהיכרות עמוקה עם הארגון והתהליכים הקיימים.
אנחנו נזהה את הפערים ונציע פתרון מותאם – טכנולוגית, ניהולית ותרבותית.
המומחיות שלנו היא לתפור פתרון שמתאים בדיוק למידות של כל חברה.בהחלט, אלה יכולים להיות התהליכים הכי משמעותיים.
אנחנו יודעים לתרגם צרכים עסקיים לפתרונות פשוטים, חכמים ונגישים, גם שלא רגיל לעבוד עם פתרונות טכנולוגיים.
התפקיד שלנו הוא להפוך את הטכנולוגיה לשקופה ולרתום אותה לעבודה של העסק שלכם – כדי שאתם תוכלו להתמקד במה שחשוב באמת.בקצרה כן, אבל אנחנו לא אוהבים להשתמש במונח הזה בגלל שזה נשמע כאילו המהפך הטכנולוגי בארגון הוא העניין, והוא לא.
אנחנו מעדיפים להתמקד במה שחשוב, וזה שאנחנו רותמים פתרונות טכנולוגיים על מנת לפתור בעיות ואתגרים עסקיים ולהחזיר את העסק שלכם לקצב.אנחנו לא מוגבלים לכלי אחד ועובדים עם מגוון מערכות בהתאם לצרכים של כל לקוח.
בין הכלים שאנחנו מטמיעים אפשר למצוא monday.com, Origami, Zoho, Airtable ועוד.
במקרים רבים אנחנו משלבים בין מערכות, ויוצרים חיבורים חכמים (אינטגרציות) שמביאים את הארגון לביצועי שיא.משך הזמן של פרויקט תלוי בהיקף האתגרים שעליהם תרצו להתגבר והבעיות אותן תרצו לפתור, אבל לרוב אנחנו עולים לאוויר כבר תוך שבועיים, כשבסופו של דבר מדובר ב-3 עד 8 שבועות לפרויקט מלא.
במקרים מסוימים אפשר להתחיל עם פתרון טקטי אחד לבעיה ספציפית ולהמשיך משם.לא משנה מה, אנחנו לא נשאיר אתכם לבד עם מערכת חדשה. הליווי שלנו לא נגמר כשהמערכת באוויר – אלא להפך.
אנחנו נלווה אתכם בהכשרות, תיקונים, מדידות הצלחה, אופטימיזציה שוטפת ותמיכה זמינה כשצריך. אנחנו מאמינים בשיפור מתמיד, וזה גם מה שאנחנו רוצים לתת לכם.מתחילים בפגישת דיסקברי – מבינים את הצרכים, האתגרים והיעדים של הארגון.
משם ניגשים לאפיון ראשוני ולבניית פתרון מותאם.
אחרי תיאום ציפיות, נכנס לפגישת אפיון מעמיקה שתתרגם את התהליך לתכל'ס – ואז נצא לדרך עם ההטמעה.
בסיום נבצע בדיקות משותפות, נחדד מה שצריך, ונדאג שהמערכת תעבוד בדיוק כמו שצריך – עד שהיא באמת מושלמת עבורכם.
אנחנו מתמחים בשיפור תהליכי ליבה – כאלה שמשפיעים ישירות על התפעול, השירות והרווחיות של הארגון.
בין התחומים שאנחנו מטפלים בהם:
-
ניהול לידים ומכירות – מהפנייה הראשונה ועד סגירת עסקה
-
ניהול פרויקטים ומשימות – כולל גאנטים, תכנון עומסים ודשבורדים
-
תפ"י ותהליכי ייצור – כולל ניהול פק"עות, מלאים, מכסות ותיאום עם השטח
-
אספקה - ניהול הזמנות, מלאי, רכש ולוגיסטיקה
-
שירות לקוחות - SLA, הקצאות משימות, מעקב פניות ותיאום
-
חשבונות וגבייה – שליטה בתזרים, דוחות גבייה ובקרה
-
Back Office וניהול מטה – ניהול משימות רוחביות, תקשורת פנים-ארגונית, תיאומים
-
שיבוץ וניהול כוח אדם – בפרויקטים, בשירות ובתחזוקה
-
מערכות CRM – מבוססות תהליכים אמיתיים, לא רק רשימות לקוחות
התהליך שאנחנו בונים מותאם בדיוק לארגון – כולל בחירת כלים, אוטומציות, דאשבורדים, והטמעה מלאה.-




