התהליך של Gelty Inc:
מערכת CRM ו-Back Office שמחברת בין מכירות, דילים ותפעול גלובלי
רקע
Gelty Inc, הפועלת תחת המותג AllShoesNation, היא חברת הפצה וסיטונאות של הנעלה, ביגוד ואביזרים בשוק הבינלאומי. החברה משתפת פעולה עם מותגי הנעלה מובילים בעולם ומספקת מוצרים ללקוחות מסחריים ב-B2B ו-B2C, עם דגש על הפצה גלובלית, אמינות ויצירת שותפויות ארוכות טווח. הפעילות כוללת סיטונאות, הפצה בינלאומית וליווי שותפים עסקיים ברחבי העולם.
האתגר
החברה צמחה בקצב מהיר והפעילות הפכה מורכבת — יותר לידים, ספקים, דילים ושלבי Back Office לנהל במדויק. העבודה התבססה על אקסלים, מיילים וואטסאפ, והגיע הזמן למערכת אחת יציבה שתשלוט בתהליך מקצה לקצה:
⇠ ניהול לידים ומכירות
⇠ ניהול הצעות מול ספקים ודילים מקצה לקצה
⇠ Back Office - חשבוניות, דיפוזיטים, יתרות ותשלומים
⇠ תשתית סקיילבילית שתתמוך בצמיחה ובנפח עסקאות גבוה
הפתרון
אפיינו והקמנו עבור Gelty Inc מערכת CRM + Back Office ב-monday.com שמרכזת את המכירות, הדילים והתפעול במקום אחד:
⇠ מערכת CRM - ניהול לידים, לקוחות, שיחות דיסקברי ודילים במקום אחד.
⇠ ניהול דילים וספקים - מעקב אחר כל שלבי המשא ומתן, ההצעות והביצוע.
⇠ Back Office מלא - חשבוניות, דיפוזיטים, יתרות, תשלומים ולוגיסטיקה כחלק מכל דיל.
⇠ דשבורדים ניהוליים - תמונת מצב על צבר עסקאות, ביצועי צוות וסטטוסים בזמן אמת.
"המערכת החדשה הפכה את תהליך המכירה והתפעול שלנו מתהליך מבוזר ומפוזר למערכת עבודה אחת - ברורה, מדידה וסקיילבילית"
מאור עמר, מנכ"ל
הפתרון שלנו
בשל הצמיחה המהירה והמורכבות של תהליכי העבודה, א.ת. התמודדה עם פערים בין מחלקות, ריבוי מערכות נפרדות, עומס ידני, ואובדן שליטה על תהליכים מרכזיים:
עם לוחות עבודה יומיים, פק"עות, מלאים והתראות.
מערכת תפ"י וייצור
כולל לו"זים, משימות, אחריות ותקציב.
מודול לניהול פרויקטים
עם מעקב אחרי שלבים, מסמכי הצעה, ואישור עבודה.
מערכת לניהול לידים ומכירות
מערכת קריאות שירות עם SLA, הקצאות ומעקב.
שירות דיירים
תיאום, מסירה, בקרה.
ניהול אספקות
התוצאות
Gelty Inc קיבלה מערכת מרכזית שמחברת בין מכירות, ספקים, דילים ותפעול - ומאפשרת לנהל פעילות גלובלית בצור ה מסודרת, אחידה ומדידה.
22%
עלייה בהמרת לידים ללקוחות משלמים
פי 2
יותר דילים מנוהלים תחת אותה מצבת כוח אדם
96
שעות עבודה נחסכות מדי חודש בתהליכי גבייה ותשלום
התוצאות
החברה שיפרה משמעותית את תהליכי העבודה שלה, כולל ניהול מרכזי ומסודר של לידים, שיתוף פעולה בין המחלקות ויכולת מעקב ובקרה משופרת על הביצועים
שיפור בזמני השירות והתגובה לפי ה- SLA
שליטה בתהליך מ-א׳ ועד ת׳
עלייה בהמרה של לידים נכנסים ללקוחות משלמים
שיפור באיכות האספקה מהמפעל
שיפור השליטה בניהול הכספים בחברה
שעות עבודה חודשיות שנחסכו
עוד סיפורי הצלחה
אתם לא צריכים לדעת, בשביל זה אנחנו כאן.
כל תהליך שלנו מתחיל בהיכרות עמוקה עם הארגון והתהליכים הקיימים.
אנחנו נזהה את הפערים ונציע פתרון מותאם – טכנולוגית, ניהולית ותרבותית.
המומחיות שלנו היא לתפור פתרון שמתאים בדיוק למידות של כל חברה.בהחלט, אלה יכולים להיות התהליכים הכי משמעותיים.
אנחנו יודעים לתרגם צרכים עסקיים לפתרונות פשוטים, חכמים ונגישים, גם שלא רגיל לעבוד עם פתרונות טכנולוגיים.
התפקיד שלנו הוא להפוך את הטכנולוגיה לשקופה ולרתום אותה לעבודה של העסק שלכם – כדי שאתם תוכלו להתמקד במה שחשוב באמת.בקצרה כן, אבל אנחנו לא אוהבים להשתמש במונח הזה בגלל שזה נשמע כאילו המהפך הטכנולוגי בארגון הוא העניין, והוא לא.
אנחנו מעדיפים להתמקד במה שחשוב, וזה שאנחנו רותמים פתרונות טכנולוגיים על מנת לפתור בעיות ואתגרים עסקיים ולהחזיר את העסק שלכם לקצב.אנחנו לא מוגבלים לכלי אחד ועובדים עם מגוון מערכות בהתאם לצרכים של כל לקוח.
בין הכלים שאנחנו מטמיעים אפשר למצוא monday.com, Origami, Zoho, Airtable ועוד.
במקרים רבים אנחנו משלבים בין מערכות, ויוצרים חיבורים חכמים (אינטגרציות) שמביאים את הארגון לביצועי שיא.משך הזמן של פרויקט תלוי בהיקף האתגרים שעליהם תרצו להתגבר והבעיות אותן תרצו לפתור, אבל לרוב אנחנו עולים לאוויר כבר תוך שבועיים, כשבסופו של דבר מדובר ב-3 עד 8 שבועות לפרויקט מלא.
במקרים מסוימים אפשר להתחיל עם פתרון טקטי אחד לבעיה ספציפית ולהמשיך משם.לא משנה מה, אנחנו לא נשאיר אתכם לבד עם מערכת חדשה. הליווי שלנו לא נגמר כשהמערכת באוויר – אלא להפך.
אנחנו נלווה אתכם בהכשרות, תיקונים, מדידות הצלחה, אופטימיזציה שוטפת ותמיכה זמינה כשצריך. אנחנו מאמינים בשיפור מתמיד, וזה גם מה שאנחנו רוצים לתת לכם.מתחילים בפגישת דיסקברי – מבינים את הצרכים, האתגרים והיעדים של הארגון.
משם ניגשים לאפיון ראשוני ולבניית פתרון מותאם.
אחרי תיאום ציפיות, נכנס לפגישת אפיון מעמיקה שתתרגם את התהליך לתכל'ס – ואז נצא לדרך עם ההטמעה.
בסיום נבצע בדיקות משותפות, נחדד מה שצריך, ונדאג שהמערכת תעבוד בדיוק כמו שצריך – עד שהיא באמת מושלמת עבורכם.
אנחנו מתמחים בשיפור תהליכי ליבה – כאלה שמשפיעים ישירות על התפעול, השירות והרווחיות של הארגון.
בין התחומים שאנחנו מטפלים בהם:
-
ניהול לידים ומכירות – מהפנייה הראשונה ועד סגירת עסקה
-
ניהול פרויקטים ומשימות – כולל גאנטים, תכנון עומסים ודשבורדים
-
תפ"י ותהליכי ייצור – כולל ניהול פק"עות, מלאים, מכסות ותיאום עם השטח
-
אספקה - ניהול הזמנות, מלאי, רכש ולוגיסטיקה
-
שירות לקוחות - SLA, הקצאות משימות, מעקב פניות ותיאום
-
חשבונות וגבייה – שליטה בתזרים, דוחות גבייה ובקרה
-
Back Office וניהול מטה – ניהול משימות רוחביות, תקשורת פנים-ארגונית, תיאומים
-
שיבוץ וניהול כוח אדם – בפרויקטים, בשירות ובתחזוקה
-
מערכות CRM – מבוססות תהליכים אמיתיים, לא רק רשימות לקוחות
התהליך שאנחנו בונים מותאם בדיוק לארגון – כולל בחירת כלים, אוטומציות, דאשבורדים, והטמעה מלאה.-